Cómo crear un formulario de vacaciones en SharePoint conectado a una lista

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La forma más rápida de tener las solicitudes de vacaciones funcionando en SharePoint es describírselo a Sharelio, la plataforma para crear herramientas en SharePoint con IA: escribes «un tracker de solicitudes de vacaciones con fecha de inicio, fecha de fin y estado de aprobación» y en minutos lo tienes en tu página de RRHH — con la lista de SharePoint (solicitante, fechas, días, estado, aprobador) provisionada automáticamente en tu tenant y un botón Nueva solicitud que abre el formulario de alta nativo de SharePoint.

La alternativa de serie — una lista de SharePoint con su formulario por defecto — es gratis pero genérica: sin paso de aprobación ni diseño propio. Power Apps permite personalizar a fondo el formulario, pero lleva días de construcción y decisiones de licencia por usuario. Aquí van las tres vías, con lo que cuesta cada una.

Vía 1: descríbelo (minutos)

  1. Describe: «Un tracker de solicitudes de vacaciones con empleado, fecha de inicio, fecha de fin, motivo y estado de aprobación, filtrado por este año».
  2. Revisa el preview: Sharelio genera el componente y provisiona la lista Solicitudes de vacaciones con los tipos de columna correctos (persona, fechas, estado de elección). Lo ves con datos de ejemplo antes de publicar.
  3. Publica: colócalo en la página de RRHH o del equipo. La gente lo envía desde el botón Nueva solicitud, que abre el formulario nativo de SharePoint; el responsable ve las pendientes en el componente y cambia el estado.

El formulario se renderiza como web part nativo: mismo aspecto que la página, sin contenedor de app incrustada. Si es tu primer componente es gratis, y si ya estás en el plan plano (300 €/mes por tenant, componentes ilimitados) su coste marginal es cero igualmente.

Vía 2: una lista con su formulario por defecto (gratis, genérico)

  1. Crea una lista Solicitudes de vacaciones con columnas: empleado (persona), fecha de inicio, fecha de fin, motivo (texto), estado (elección).
  2. Usa el formulario de nuevo elemento de la lista como punto de entrada (o incrusta el web part de lista en una página).
  3. Añade una regla de lista o un flujo de aprobación con Power Automate si necesitas el paso del responsable — aquí es donde crece el esfuerzo de configuración.

Coste: 0 €. Contrapartidas: el formulario por defecto es un panel genérico, la aprobación hay que cablearla con un flujo aparte y nada de la experiencia parece una herramienta de RRHH hecha a propósito. Vale para equipos pequeños; la fricción aparece con la escala.

Vía 3: personalizar con Power Apps (días)

Power Apps puede sustituir por completo el formulario de la lista y añadir lógica rica: campos condicionales, comprobación de saldo contra otra lista, aprobaciones de varios pasos con Power Automate. Presupuesta días de trabajo y revisa licencias: los formularios de lista personalizados usan conectores estándar (incluidos), pero los escenarios independientes o premium rondan los 19 €/usuario/mes. Si tu proceso de vacaciones tiene complejidad real (saldos, integración con el sistema de RRHH), esta es la recomendación honesta — mira la comparativa completa Sharelio vs Power Apps.

Preguntas frecuentes

¿Puede funcionar la aprobación sin Power Automate?

Para un proceso ligero, sí: las columnas de estado y aprobador se provisionan, el responsable filtra el componente por las pendientes y cambia el estado en el propio formulario de SharePoint. Eso es una aprobación como estado de un elemento de lista, no un flujo automatizado: no se avisa a nadie. Si necesitas notificaciones, escalados o varios pasos, eso es un flujo de Power Automate encima de la misma lista, en cualquiera de las tres vías.

¿A dónde van las solicitudes?

A una lista estándar de SharePoint en tu tenant, en todas las vías. Eso significa que RRHH puede abrirla en Microsoft Lists, exportarla a Excel o montar informes encima — y los datos sobreviven a cualquier cambio de herramienta.

¿Pueden los empleados ver los días que les quedan?

Solo si ese saldo vive en algún sitio que SharePoint pueda leer. Una columna de saldo mantenida por RRHH en una lista funciona con cualquier vía; la integración en tiempo real con un sistema de RRHH externo es terreno de desarrollo a medida (mira la comparativa con SPFx), no un escenario no-code.

¿Cuánto cuesta cada vía?

Lista nativa + formulario por defecto: 0 €, pero genérico y con la aprobación aparte. Sharelio: 0 € con el plan Free, que mantiene un componente publicado — este formulario, funcionando en minutos — y 99–300 €/mes por tenant cuando publiques más. Formulario a medida con Power Apps: días de construcción, licencia incluida para formularios de lista y ~19 €/usuario/mes en escenarios premium.