Hacer un directorio de empleados en SharePoint
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Mira primero lo que ya tienes. El web part nativo de Personas de SharePoint enseña a los compañeros que elijas con su foto, su puesto y sus datos de contacto directamente desde Entra ID, sin coste y sin despliegue. Si tu requisito son unos cuantos contactos en la página de un equipo, esa es la respuesta y has terminado en cinco minutos.
Se queda corto cuando necesitas un directorio de verdad: todo el mundo, con búsqueda, agrupado por departamento o ubicación y con campos que Entra ID no guarda — a quién llamar para gastos, en qué oficina se sienta alguien los martes, quién cubre una zona.
En ese punto, la vía más rápida es describírselo a Sharelio, la plataforma para crear herramientas en SharePoint con IA: «un directorio de empleados en tarjetas con foto, nombre, puesto, departamento, ubicación y extensión, con búsqueda y agrupado por departamento», sobre una lista que tú controlas.
La decisión que importa: de dónde salen los datos
Todo lo demás se deriva de esto, y es la pregunta que casi todos los proyectos de directorio se saltan.
| Entra ID (el directorio) | Una lista de SharePoint | |
|---|---|---|
| Lo mantiene al día | Procesos de TI y RRHH que ya existen | Quien tú designes: un trabajo real y continuo |
| Las bajas desaparecen solas | Sí | No, salvo que alguien las quite |
| Campos propios | Solo lo que tu tenant esté configurado para guardar | Lo que quieras |
| Fotos | De los perfiles de Microsoft 365 | Las gestionas tú |
| Esfuerzo para empezar | Ninguno | Una importación, y luego mantenimiento |
La trampa es elegir una lista porque quieres dos campos extra, y heredar toda la carga de mantenimiento de un directorio que estará discretamente equivocado dentro de un año. Si el dato vive en Entra ID, déjalo ahí — y si necesitas campos extra, la respuesta más limpia suele ser preguntar a TI si se pueden añadir al propio directorio, antes de construir uno paralelo.
Las tres vías
| Vía | Coste | Buena para |
|---|---|---|
| Web part nativo de Personas | 0 € | La página de un equipo, unos contactos concretos. Lee Entra ID y siempre está al día. |
| Una lista con un componente de tarjetas | Plan gratuito, luego plano por tenant | Un directorio completo con tus campos, búsqueda y agrupación, con aspecto nativo en la página |
| SPFx a medida leyendo Microsoft Graph | 3.000–8.000 € | Datos del directorio en vivo con presentación propia — y un permiso de Graph sobre todo el tenant que justificar |
Fíjate en lo que cuesta de verdad la tercera fila: un componente que lee el directorio entero desde Microsoft Graph necesita un permiso de directorio sobre todo el tenant, que es una conversación de seguridad seria y una de las aprobaciones más lentas de conseguir. Conviene saberlo antes de descubrirlo a mitad del proyecto — mira qué estás aprobando exactamente.
La parte que la gente se arrepiente de saltarse
Un directorio de personal son datos personales, y uno de toda la empresa son datos personales de todo el mundo. Tres cosas que hay que cerrar antes del lanzamiento y no después de la primera queja:
- Qué campos son voluntarios. La foto, el móvil y los pronombres suelen ser opcionales; publicarlos por defecto es de donde salen las objeciones.
- Quién puede verlo. Todo el mundo internamente es lo normal. Asegúrate de que el sitio no tiene una compartición más amplia de la que crees.
- Cómo se corrige o se quita una ficha, y quién actúa. Si la respuesta es «no lo sabe nadie», el directorio no va a sobrevivir a una revisión de RRHH.
Tirar de Entra ID también ayuda aquí: los campos ya están gobernados por la política que tu organización aplique al directorio, y no por una hoja de cálculo que alguien importó.
Preguntas frecuentes
¿Podemos enseñar un organigrama?
Si el campo de responsable está relleno en Entra ID, el organigrama nativo de los perfiles de Microsoft 365 ya enseña las líneas de reporte y no cuesta nada. Un componente de organigrama a medida es un proyecto más grande de lo que la gente espera y depende por completo de que ese mismo campo sea correcto: comprueba el dato antes de encargar el gráfico.
¿De dónde salen las fotos de perfil?
De los perfiles de Microsoft 365, y por eso las vías basadas en Entra ID las tienen gratis. Si construyes el directorio sobre una lista de SharePoint, las fotos también son tuyas: guardarlas, actualizarlas y atender a quien quiera cambiar la suya. Es más trabajo del que parece.
¿Qué hacemos con las bajas?
Este es el argumento más fuerte para tirar de Entra ID: una baja desaparece porque se deshabilita la cuenta, sin que tú hagas nada. En un directorio sobre lista, quitar a quien se va es un paso manual atado al proceso de salida — y si no está en ese checklist, no va a ocurrir.
¿Puede cada uno actualizar su ficha?
Para los campos de Entra ID, los usuarios pueden editar partes de su perfil de Microsoft 365 según la política de tu tenant; pregunta a TI qué está habilitado. En un directorio sobre lista puedes dar permisos de colaboración, pero cuenta con acompañarlo de una moderación ligera. El autoservicio es lo que mantiene un directorio al día; no escala nada más.