Hacer un cuadro de mando de KPIs en SharePoint
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Un indicador —«14 abiertas, 3 vencidas, 62% a tiempo»— es lo que más se pide y lo que las opciones gratis de SharePoint no pueden hacer. El formato JSON de listas da estilo a las filas estupendamente pero no puede agregar, así que los recuentos y los totales son exactamente donde la vía gratuita se acaba.
La forma más rápida de cruzar esa línea es describírselo a Sharelio, la plataforma para crear herramientas en SharePoint con IA: «un panel de KPIs sobre la lista de incidencias con abiertas, vencidas y cerradas este mes». Lee la misma lista que tu equipo ya actualiza y pinta los indicadores como web part nativo en la página.
Y lo que decide si alguien lo mira dos veces: un cuadro de mando no es un informe. Tres o cuatro números que provocan una acción valen más que veinte que describen una situación. Casi todos los cuadros de mando que se ignoran estaban sobreespecificados, no mal construidos.
Las tres vías
| Vía | Coste | Actualización | Buena para |
|---|---|---|---|
| Totales de vista de lista | 0 € | En vivo | Una suma o un recuento al pie de una columna. Gratis, inmediato, y no puedes diseñar alrededor. |
| Componente de KPI sobre tus listas | Plan gratuito, luego plano por tenant | En vivo, al cargar la página | Indicadores en la página de la intranet, junto a la lista que resumen |
| Power BI incrustado | Licencia Pro por espectador | Actualización programada | Varias fuentes de datos, análisis de verdad, histórico y tendencias |
La fila que la gente se salta es la primera. Si lo único que necesitas es el presupuesto total al pie de una columna, SharePoint ya lo hace y no deberías gastar nada. Confirma que eso no basta antes de seguir.
Cuándo Power BI es de verdad la respuesta
Power BI es una herramienta de análisis seria y es la elección correcta cuando necesitas lo que hace:
- Varias fuentes de datos cruzadas: SharePoint más finanzas más un CRM.
- Histórico y tendencia, no solo el estado actual. Las listas te dicen lo que es cierto ahora; no recuerdan lo que era cierto en marzo.
- Análisis de verdad: desglose, segmentadores, inteligencia temporal, previsiones.
- Una audiencia que ya vive en Power BI y tiene las licencias.
Lo que cuesta son licencias por espectador, una programación de actualización en vez de datos en vivo, y un informe incrustado que se ve que es un informe y no parte de la página. Para «cuántas hay abiertas ahora mismo», eso es mucha maquinaria para un número que un componente lee en vivo de la lista.
Diseñar indicadores sobre los que se actúe
- Cada indicador contesta una pregunta que alguien hace en voz alta. Si no sabes nombrar quién la hace, borra el indicador.
- Prefiere recuentos que impliquen una acción. Vencidas: 3 hace que alguien haga algo. Total de elementos: 1.847 no.
- Ponlo junto a la lista que resume, no en una página de cuadro de mando aparte. Un número al que hay que navegar es un número que nadie mira.
- Tres o cuatro indicadores. Más allá de eso has construido un informe y se leerá como tal, es decir, una vez.
Una prueba práctica antes de construir: pregunta qué haría alguien de otra manera si un indicador se pusiera en rojo. Si la respuesta es nada, ese indicador es decoración, por muy satisfactorio que sea mirarlo.
Preguntas frecuentes
¿El formato JSON de listas puede enseñar un recuento?
No. El formato se aplica por elemento y no ve el conjunto, así que los recuentos, las sumas y las medias quedan fuera de lo que puede expresar. Los totales de vista al pie de una columna existen y son útiles, pero no puedes diseñar un indicador alrededor de ellos ni colocarlos donde quieras en una página. Esta es la frontera más clara entre el formato gratuito y un componente.
¿Hacen falta licencias de Power BI para todo el que lo mire?
En la mayoría de los escenarios de compartición, sí: los espectadores necesitan licencia Pro, o el contenido tiene que vivir en una capacidad Premium. Ese coste por espectador es lo que hace caro a Power BI para un cuadro de mando cuya audiencia es toda la empresa, y suele descubrirse después de construir el informe y no antes.
¿Cómo de actualizados están los números?
Un componente que lee la lista directamente está actualizado al cargar la página, porque consulta la lista en vivo con la sesión de quien mira. Power BI enseña la última actualización programada, que puede tener horas. Para un cuadro de mando operativo sobre el que se actúa hoy, el dato en vivo importa más que la profundidad de análisis que no iban a usar.
¿Podemos enseñar una tendencia en el tiempo desde una lista de SharePoint?
Solo si estás guardando histórico. Una lista guarda el estado actual: si un estado cambió la semana pasada, el valor anterior ya no está salvo que algo lo registrara. Las tendencias necesitan o bien explotar el historial de versiones a propósito, o una lista de instantáneas que escriba un flujo programado, o Power BI con un conjunto de datos que acumule. Decide esto antes de prometer un gráfico de tendencia.