Montar un inventario de activos en SharePoint
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Para casi cualquier organización por debajo de unos cientos de dispositivos, un producto dedicado de gestión de activos de TI es más maquinaria de la que el problema necesita. Una lista de SharePoint y un componente decente contestan las cuatro preguntas que la gente hace de verdad: quién lo tiene, dónde está, cuándo caduca y qué hay libre.
La vía más rápida es describírselo a Sharelio, la plataforma para crear herramientas en SharePoint con IA: «un inventario de activos con etiqueta, tipo, persona asignada, ubicación, fecha de compra, fin de garantía y estado, resaltando las garantías que vencen en los próximos 90 días». La lista se provisiona en tu tenant con los tipos de columna correctos y el componente va a tu página de TI.
Pero dilo antes de empezar, porque decide si el proyecto merece la pena: construir el inventario es la parte fácil. Mantenerlo al día es todo el trabajo. Un inventario que nadie actualiza es peor que no tenerlo, porque la gente se lo cree.
Las columnas que se ganan su sitio
| Columna | Tipo | Por qué |
|---|---|---|
| Etiqueta del activo | Texto, única | Lo que pone en la pegatina. Todo lo demás cuelga de ahí. |
| Tipo | Elección | Portátil, monitor, móvil, licencia. Que la lista sea corta. |
| Asignado a | Persona | Una columna de persona de verdad, no texto: enlaza con el directorio y sobrevive a los cambios de nombre. |
| Estado | Elección | En uso, libre, en reparación, retirado. Es lo que hace útil la herramienta. |
| Ubicación | Elección o texto | Oficina, casa, almacén. |
| Fecha de compra / fin de garantía | Fecha | El motivo entero de la vista de vencimientos. |
| Notas | Texto multilínea | Donde vive la verdad de verdad. No lo quites. |
Resiste la tentación de añadir número de serie, MAC, número de pedido, proveedor y coste salvo que alguien sepa nombrar la pregunta que contesta cada uno. Cada columna de más es un campo que alguien tiene que rellenar para que la herramienta siga siendo fiable, y las columnas sin rellenar son como los inventarios se convierten en silencio en ficción.
Las tres vías
| Vía | Coste | Tiempo | Buena para |
|---|---|---|---|
| Lista con una vista formateada | 0 € | Una tarde | Empezar. Colorea la columna de estado y ya tienes casi todo. |
| Lista con un componente | Plan gratuito, luego plano por tenant | Minutos | Una vista en condiciones en la página de TI, filtros que se quedan, una lista de vencimientos y recuentos por estado |
| Producto de ITAM dedicado | Por activo o por usuario, al mes | Semanas | Cientos de dispositivos, descubrimiento automático, obligaciones de cumplimiento |
La frontera honesta de la tercera fila: si necesitas descubrimiento automático —que los dispositivos se reporten solos en vez de teclearlos—, ninguna de las vías de SharePoint te va a llevar ahí. Para eso están Intune y las herramientas de ITAM, y si ya tienes Intune, mira qué sabe ya antes de construir nada.
Mantenerlo al día
Las cuatro costumbres que deciden si esto sobrevive a su primer año:
- Ata las actualizaciones a eventos que ya ocurren. Una incorporación, una salida, una reparación. Si actualizar el inventario es una tarea aparte, no va a pasar.
- Un solo responsable. No un equipo. Una persona cuyo trabajo lo incluya.
- Haz visibles los huecos. Una vista de activos sin asignar, o sin tocar en un año, convierte la degradación silenciosa en una lista visible que alguien puede vaciar.
- Audita una vez al año, físicamente, y asume que la primera vez el recuento va a estar mal.
La tercera costumbre es la que merece la pena meter dentro de la propia herramienta, porque es la única en la que la herramienta puede ayudar.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden escanear códigos de barras a una lista de SharePoint?
Desde una página web en un escritorio, no. Una Power App en el móvil sí puede usar la cámara para escanear un código directamente a la lista, y esa es una de las razones genuinamente buenas para añadir una Power App aquí — y funciona junto a un inventario en SharePoint, no en su lugar.
¿Cuántos activos antes de que SharePoint se quede corto?
Las listas aguantan muchísimos más de los que tiene ninguna organización. El límite práctico es el umbral de 5.000 elementos por vista, y hasta eso es una cuestión de configuración: con columnas indexadas y vistas filtradas se manejan decenas de miles sin problema. La presión para salirse de SharePoint suele venir de querer descubrimiento automático, no del volumen.
¿Metemos las licencias de software en la misma lista?
Lista aparte. Las columnas son distintas —puestos, fecha de renovación, centro de coste, responsable— y mezclarlas hace que las dos mitades tengan columnas vacías. Pueden convivir en la misma página como dos componentes sin ser la misma lista.
¿Quién debería poder editarlo?
Edición para TI, lectura para el resto. Que mucha gente pueda leerlo es lo que hace que se lo crean y avisen de los errores, que es el mecanismo de precisión más barato que tienes. Restringir la visibilidad al equipo de TI es el instinto habitual y elimina el único bucle de corrección gratis que hay.